Personvern og cookies erklæring
for
Pretor Advokat AS
Sist endret 16.06.23
1. Innledning
Personvern er retten til et privatliv og retten til å bestemme over ene personopplysninger. Personopplysninger (‘Personopplysninger’) er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.
Den personopplysningene gjelder, omtales som klienten (‘Klienten’).
Pretor Advokat AS (i det følgende omtalt som ‘Pretor’) behandler personopplysninger som leverandør av advokattjenester, i markedsføringsøyemed og i forbindelse med besøk på vår hjemmeside, www.pretor.no.
Vi er opptatt av å verne om dine personopplysninger og behandle disse på en trygg og sikker måte, i tråd med gjeldende regelverk.
Pretor er behandlingsansvarlig for de personopplysningene som vi behandler. Som kunde er du alltid velkommen til å ta kontakt med oss dersom du har spørsmål vedrørende vår behandling av personopplysninger. Våre kontaktopplysninger finner du i pkt. 8.
Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og beskyttes, og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss.
Når det nedenfor vises til GDPR skal dette forstås som en henvisning til forordning (EU) 2016/679 (‘GDPR’). Foruten GDPR er vår behandling av personopplysninger regulert av blant annet (men ikke begrenset til) personopplysningsloven med tilhørende forskrifter, domstollovens regler om advokatvirksomhet og hvitvaskingsloven.
2. Nærmere om vår innsamling og behandling
I forbindelse med våre oppdrag innhentes og behandles personopplysninger. Dette for å kunne utføre advokatoppdraget på en sikker og hensiktsmessig måte, i samsvar oppdraget og gjeldende lovgivning. I tillegg kan Pretor behandle personopplysningene i markedsføringen av egne tjenester ovenfor eksisterende og potensielle kunder, nærmere om bruk i markedsføringsøyemed i punkt 2.3 og 2.5 under.
2.1. Utføring av advokatoppdrag herunder registrering av nye kunder
Hvilke kategorier av opplysninger som samles inn i forbindelse med våre oppdrag vil variere med oppdragets omfang og karakter. I de fleste tilfeller vil Pretor samle inn følgende kategorier av personopplysninger: Navn, adresse, kontaktinformasjon og identifikasjonspapirer til klienten eller den som opptrår på klientens vegne, personopplysninger som inngår som informasjon i den konkrete saken og involverte parter, samt andre opplysninger som er nødvendig for å utføre advokatoppdraget. E-postkorrespondanse og referat fra telefonsamtaler, møter mv. inngår og som saksrelevant informasjon og behandles deretter.
I enkelte tilfeller vil advokatoppdraget også involvere behandling av sensitive opplysninger.
I det vesentligste innhentes personopplysningene fra klienten selv, men kan i enkelte tilfeller også innhentes fra tredjeparter, slik som offentlige myndigheter, offentlige registre og andre kilder, motparter (inkl. motpartens representanter), vitner og andre involverte parter.
Det rettslige grunnlaget for Pretors behandling av personopplysninger om klienten og andre impliserte i oppdraget er i de fleste tilfeller at behandlingen er nødvendig for å oppfylle vår avtale med klienten (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b), eller at behandlingen er nødvendig for at Pretor kan oppfylle sine rettslige forpliktelser (etter GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c). Behandlingen vil også kunne begrunnes av at den er nødvendig for formålet som utspringer den berettigede interesse som forfølges av Pretor, såfremt den registrertes grunnleggende personverninteresser ikke går foran (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f). Dersom ikke annet grunnlag foreligger, vil vi basere behandlingen på samtykke fra den registrerte (GDPR art. 6 nr.1 bokstav a).
I den grad behandlingen utføres i medhold av GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f er det Pretors interesse i å utøve advokatvirksomheten som legges til grunn for vurderingen. Advokatenes strenge lovpålagte taushetsplikt reduserer de eventuelle personvernulempene som den enkelte behandling kan medføre ovenfor den registrerte.
Pretors behandling av sensitive personopplysninger og opplysninger om straffedommer og lovovertredelser har enten grunnlag i innhentet samtykke fra klienten (GDPR art. 9 bokstav e), eller at opplysningene er offentliggjort (GDPR. Art 9 bokstav e), eller nødvendige for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav (GDPR. art. 9 bokstav f)
Personopplysninger knyttet til kundeforholdet vil også bli benyttet ved fakturering. Det rettslige grunnlaget er GDPR art. 6 bokstav b eller f.
I tilfeller hvor Pretor opptrer som databehandler vil behandlingen reguleres av databehandleravtaler med våre oppdragsgivere. De konkrete sikkerhetstiltakene og slettefrister for behandlingen vil fremgå av hver enkelt databehandleravtale.
2.2. Behandling av opplysninger der Pretor er kursarrangør
Pretor arrangerer eksterne kurs for klienter og andre. I den forbindelse vil Pretor kunne oppbevare kursdokumentasjon og deltakerliste. Personopplysninger i forbindelse med kurs blir slettet ett år etter kursdeltakelse. Det rettslige grunnlaget for behandling er GDPR. art. 6 bokstav f.
Det presiseres at kursdeltakere kan få opplysningene slettet dersom ønskelig.
2.3. Markedsføring, nyhetsbrev, seminarinvitasjoner mm.
Dersom du har samtykket til det, vil Pretor kunne sende ut nyhetsbrev og invitasjoner til deltakelse på arrangementer i Pretor eller Pretors samarbeidspartneres regi per e-post.
Mottakere som ikke lenger ønsker å motta markedsføringshenvendelser fra oss bes henvende seg til oss per e-post (se kontaktinformasjon nedenfor i pkt. 8)
2.4. Forespørsler via nettsiden
Ved bruk av «Kontakt oss» skjema på våre nettsider, www.pretor.no, må du oppgi navn og e-postadresse. Opplysningene videresendes til vår firmapost og vil ikke bli videreformidlet til andre utenfor Pretor. Opplysningene slettes ett år etter henvendelsen rettes, men vil kunne innlemmes i saksdokumentene for klienten og oppbevares i tråd med annen saksrelevant informasjon dersom forespørselen resulterer i et etablert klientforhold, våre prosedyrer i klientforhold er nærmere beskrevet i pkt. 2.1. og 3.
2.5. Adresseregister
Pretor lagrer kontaktinformasjon til potensielle kunder. Opplysningene hentes fra offentlige tilgjengelig kilder, eksempelvis virksomheters nettside, deltakerliste fra kurs og seminar og forespørsler via nettsiden. Formålet med denne behandlingen er Pretors behov for å drive markedsføring av våre tjenester og koordinere markedsarbeidet.
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR art. 6 bokstav f.
Dersom du ikke ønsker å være en del av Pretors adresseregister, kan du be om å bli slettet fra dette.
2.6. Webanalyse og informasjonskapsler (Coockies)
Vi bruker cookies kun for å analysere det generelle brukermønsteret på pretor.no og for å forbedre nettstedet for brukerne. Cookies er små tekstfiler som nettstedet spør om å lagre på brukerens datamaskin eller mobile enhet. Filene kan kun leses av pretor.no og brukeren selv.
2.7. Behandling av personopplysninger knyttet til jobbsøkere
I forbindelse med jobbsøknad og rekrutering mottar Pretor personopplysninger, herunder personalia, jobb- og utdanningsdetaljer. Personopplysningene innhentes fra jobbsøkerne.
For de tilfelle vi benytter oss av eksterne rekrutteringstjenester vil behandlingen være bundet av databehandleravtale. Opplysningene vil ikke bli brukt til annet formål enn behandling knyttet til jobbsøking.
Personopplysninger om søkere til stillinger blir slettet ett år etter at vedkommende søkte på stilling hos Pretor, med mindre vedkommende blir ansatt eller samtykker til at opplysningene oppbevares lengre. Det presiseres at jobbsøkere kan få opplysningene slettet når de måtte ønske det.
2.8. Barns personvern
Vår nettside er ikke konstruert for eller rettet mot barn under 13 år, og vil aldri bevisst samle inn eller vedlikeholde informasjon om barn under 13 år.
3. Lagring av personopplysninger
Pretor er underlagt særlige rettslige plikter og/eller retningslinjer og anbefalinger når det gjelder lagring av opplysninger og filer i klientforhold. Personopplysninger i etablerte klientforhold slettes etter 10 års inaktivitet i klientforholdet, med mindre klienten har gitt særlig samtykke til at opplysningene lagres lenger. Saksmapper knyttet til det enkelte oppdrag slettes 10 år etter at saken er avsluttet.
Pretor lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formålet de ble samlet inn for, og så lenge det kreves for at vi skal kunne oppfylle de forpliktelsene vi har i henhold til vår avtale med klienten. I enkelte tilfeller vil det også være lovverk som krever at vi lagrer personopplysningene lenger enn dette.
Personopplysninger vil bli slettet eller anonymisert når de ikke lenger er relevante for det formålet de ble samlet inn for.
4. Overføring av personopplysninger
Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.
Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.
5. Dine rettigheter
Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene. Som klient har du, med visse forbehold, rett til:
a. Innsyn: Innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg (så langt taushetsplikten ikke er til hinder for dette) og informasjon om Pretors behandling.
b. Retting/sletting: Kreve retting eller komplettering av feilaktig eller mangelfull informasjon, samt be om at vi sletter dine personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om sletting. Vi forbeholder oss imidlertid anledning til å ikke slette personopplysningene dersom tungtveiende grunner taler for å ikke slette, eller vi er forpliktet etter norsk eller internasjonal lov å oppbevare opplysningene.
c. Slette samtykke: Helt eller delvis samt kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger.
d. Dataportabilitet: Motta personopplysninger gitt til Pretor, og overføre disse til en annen behandlingsansvarlig
e. Klage til tilsynsmyndigheten
6. Sikkerhet
Personopplysningene som behandles av oss er lagret i samsvar med sikkerhetskravene som følger av regelverket.
Det gjøres oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert, og vi oppfordrer deg derfor til å ikke sende taushetsbelagte, sensitive, eller andre fortrolige opplysninger til oss per e-post uten at det er opprettet en kryptert forbindelse.
7. Endringer
Vi vil kunne gjøre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside, og vi oppfordrer deg til å gjøre deg kjent med innholdet i denne med jevne mellomrom.
Personvernerklæringen er sist oppdatert 16.06.23.
8. Kontaktinformasjon
Dersom du har spørsmål vedrørende innholdet i personvernerklæringen, vedrørende dine rettigheter eller ønsker å komme i kontakt med oss av andre årsaker, er du velkommen til å kontakte oss på post@pretor.no eller Pretor Advokat AS, Pb. 1734, 7416 Trondheim.